مبانی مدیریت 3

محدوديتهاي برنامه ريزي: علي رغم محاسن زيادي كه برنامه ريزي دارد، محدوديتهايي را نيز به همراه دارد كه عبارتند از:

1-  با توجه به صرف هزينه و وقت، تعهدي براي تحقق اهداف به دست نمي دهد.

2-  به علت صرف هزينه و وقت ، سازمانهاي كوچك از انجام عمل برنامه ريزي خودداري مي كنند.

3-  حركت را در تمام سطوح سازمان در كوتاه مدت مشكل يا كند مي كند.

4-  برنامه ريزي بيشتر بر اساس احتمالات و حدس است تا بر يقين .

راههاي كاهش محدوديتهاي برنامه ريزي:

1-  تا سر حد امكان از برنامه ريزي هاي وابسته به هم خودداري شود.

2-  از برنامه ريزي موازي در زمينه هاي گوناگون، بر اساس ضابطه ي خاص كمتر شود.

3-  سعي شود برنامه ها هماهنگ با يكديگر و يكنواخت پيش بروند.

4-  برنامه ها مرحله به مرحله اجرا شود.

تعريف برنامه: برنامه عبارت است از تعيين هدف كوتاه مدت و راه رسيدن به آن، به بيان ديگر ، برنامه عبارت است از تعهد براي انجام يك سري عمليات به منظور تحقق هدف.

زمانبندي: سازماندهي، فرآيندي است كه طي آن تقسيم كار بين افراد و گروههاي كاري و هماهنگي ميان آنان به منظور كسب اهداف صورت مي گيرد . سازماندهي يك نوع فعاليت كوره اي است نه فعاليت مرتب روزانه

سازماندهي فرآيندي سه مرحله اي است مركب از

الف- طراحي كارها و فعاليتها

ب- دسته بندي فعاليتها به سيستمهاي سازماني

ج- برقراري رابطه ميان سيستمها به منظور كسب هدف مشترك

نكته ي مهم اين است كه با توجه به تفاوت انواع سازمانها تعداد و نوع مسائلي كه مديران با آن مواجهند با هم فرق مي كند. براي مثال مسائل سازمانهاي كوچك حول تقسيم كار، تعيين مسئوليت ها و حيطه ي نظارت متمركز مي شود، مشكل سازمانهاي متوسط بيشتر در استفاده از ساختار وظيفه اي تأمين نيروي انساني و هماهنگي است و سازمانهاي بزرگ بيشتر درگير مسائل عدم تمركزند.

مشكل عمده مدير در سازمان كوچك فراهم آوردن تيمي از مديران ورزيده براي اداره سازمان است، در سازمانهاي بزرگتر هر چه سازمان بيشتر توسعه مي يابد مربوط ساختن واحدهاي مختلف، براي مدير دشوارتر مي گردد.

انواع مختلف ساخت سازماني:

سازمان رسمي و غيررسمي: سازمان رسمي را مسئولين بطور قانوني بنيانگذاري و تصويب مي كنند و در آن تعداد مشاغل، حدود وظايف و اختيارات و چگونگي انجام آن مشخص مي شود ساختارهاي رسمي در واقع تخيلي هستند زيرا سازمان آن گونه كه پيش بيني شده عمل نمي كند، اما سازمان غيررسمي بيانگر حالت واقعي است يعني چگونگي عمل سازمان را بطور واقعي نشان مي دهد. بعد از آنكه ساختار رسمي ايجاد مي شود سازمان غيررسمي بطور طبيعي در چارچوب آن پديدار مي گردد؛ سازمان غيررسمي حاصل تعامل اجتماعي مداوم است و ساختار رسمي را تعديل، تحليم يا گسترش مي دهد.

براي مثال در ساختار رسمي ممكن است تمام مسائل نيروي انساني، بطور مستقيم با رئيس پرسنل در ميان گذاشته شود ولي اگر كاركنان دريابند كه مي توانند از معاون پرسنلي كمك بيشتري بگيرند به وي مراجعه خواهند كرده از وجوه تمايز عمده اي كه ميان سازمان رسمي و شرکت تحقیقات بازار وجود دارد ماهيت غيرشخصي سازمان رسمي در برابر ماهيت شخصي سازمان غيررسمي است . سازمان رسمي به طراحي مشاغل محدوده مي شود و از طريق فرآيند كارگزيني، افراد خاصي براي تصدي اين مشاغل انتخاب مي شوند.

سازمان غيررسمي هنگامي شكل مي گيرد كه تصدي شغل معيني در سازمان موجب برقراري روابط اجتماعي با ديگران شود. براي مثال ايجاد يك ليست معاونت پرسنلي يكي از فعاليتهاي سازمان رسمي است و گماردن شخص خاصي بر آن پست ، بخشي از فرآيند كارگزيني است و ساختار غيررسمي هنگامي پديد مي آيد كه آن شخص مسئوليت مي پذيرد و از طريق تعامل اجتماعي روابط مستمري با مدير پرسنلي و ساير افراد داخل سازمان برقرار مي سازد.

در سازمان رسمي مدير روابط سازماني را به طور مكتوب و به كمك نمودار با دقت هر چه بيشتر براي كاركنان تشريح مي كند تغييرات بعدي در صورت لزوم مي تواند به طور رسمي يا غيررسمي انجام شود. در سازمان غيررسمي مدير روابط سازماني را به طور شفاهي براي كاركنان توضيح مي دهد و اين روابط را بر حسب نياز تغيير مي دهد.

سازمانهاي بولوكراتيك و انطباقي: صاحبنظران كلاسيك مديريت بر ساخت سازماني دقيق تأكيد مي كردند. براي مثال، تيلو رفايول و سايرين اصرار داشتند كه كارها به طور دقيق معين شود و شبكه دقيق و تعريب شده اي از وظايف واگذار شده و اختيارات تفويض شده ايجاد گردد. فايول تأكيد داشت كه اصول سازماندهي منطقي بايد بتواند ساخت، تنظيم و هماهنگي لازم را براي تركيب فعاليتهاي گروهي فراهم آورد. فايول معتقد بود كه بايد براي هر يك از كاركنان در ساخت سازماني جايگاهي تعيين شود و كاركنان در جايگاه خود انجام وظيفه كنند لاماكس وبر جامعه شناس آلماني و همعصر فايول يكي از طرفداران قوي سازمان رسمي داراي ساخت يا به تعبير وي بولوكراتيك بود.

بوروكراسي، شامل اين موارد است: تخصص گرايي، متابعت از قوانين ثابت و سلسله مراتب كه در نظر اختيارات دقيقاً تعريف شده است: بوروكراسي ، بتازگي، كاغذ بازي ساختارهاي مزاحم و سازمان يافتگي بيش از حد را تداعي مي كند. به هر حال واژه بوروكراسي آن گونه كه در نظريه سازمان به كار مي رود بيانگر شرح تفصيلي ساخت سازمان رسمي است و شامل شرح شغل، تفويض اختيار، رويه ها، مقررات و روابط تعيين شده است.

در سالهاي اخير ، نظريه پردازان جديد سازمان و مديريت، ساختهاي بولوكراتيك و ارزش آنها را مورد سوال قرار داده اند، بويژه محيط هاي پويا ايجاب مي كند كه سازمانها خود را بيشتر با محيط تطبيق دهند، به اين ترتيب حركتي به سوي ساختهايي با انعطاف بيشتر كه اتكاي كم تري بر روابط موجود در سازمان رسمي دارند به وجود آمده است. نظريه كلاسيك بر بكارگيري اصول مبتني است كه به طور منطقي براي دريافت پاسخ قابل پيش بيني ايجاد شده است و آن را روش منطقي (مكانيكي) در سازماندهي مي نامند. نظريه هاي جديد عمدتاً ساخت كم تري را در تشكيلات توصيه مي كنند. زيرا در سلسله مراتب نياز، نياز افراد سازمان را در سطح بالاتري قرار مي دهند و محيط هاي سازماني پويا تر و قابل انعطاف تر مي دانند.

مراحل فرآيند سازماندهي رسمي: نظريه كلاسيك بر اين فرض استوار است كه قصور در تعيين و تعريف دقيق روابط سازماني به عدم كارايي و تضاد و سردرگمي در سازمان منجر مي گردد. بنابراين هر چه فعاليتهاي افراد و خرده گروههاي كاري، از قبل تعيين شده باشد، سازمان آسانتر و بهتر انجام وظيفه خواهد كرد، بر اساس اين فرض نظريه سازماني اگر چه با اصولي نه چندان دقيق به مراحل معيني تقسيم شد كه به عنوان راهنما (براي برقراري ساخت سازماني) مورد استفاده قرار گيرد. مراحل چهارگانه سازماندهي بر اساس نظريه كلاسيك، به اختصار در زير آمده است.